Manager son équipe avec notre outil Rétrospective émotionnelle

11 novembre 2022

Chez Coézi, on aime manager au contact de notre Intelligence Emotionnelle. On utilise entre autre notre Rétrospective avec l’équipe tous les 15 jours/3 semaines selon l’agenda. On s’est inspirées de la méthode pour les projets et on l’a adaptée pour qu’elle soit centrée uniquement sur l’émotionnel. Des bilans sur les projets on en fait toutes les semaines, c’est souvent les lundi mais pas que. Il y a des fois un point à faire en semaine sur l’avancée des projets.

Pour nous, c’est autre chose, car autour du projet, c’est la compétence et les solutions à trouver qui sont le coeur du sujet.

Or, les êtres humains ont des émotions. Oui. Lors de l’évocation d’un souci à résoudre, si l’on évoque que ses émotions, on n’avance pas sur le problème factuel. Et si, la personne met de côté son émotion sans jamais l’évoquer pour résoudre le souci, elle n’avance pas sur elle même. L’équipe non plus n’avance plus ensemble. Et potentiellement des frustrations et colères vont grandir et ralentir le travail collectif.

Tu les fais comment tes bilans en équipe ?

Comment faire des points réguliers avec ses équipes sans les mettre mal à l’aise ou attendre le banal entretien individuel ? Comment éviter les réunions longues de bilan en équipe ou ne faire que l’entretien annuel et rien d’autre ?

Coézi a accueilli depuis sa création 23 personnes en stage long, en alternance, en stage de découverte pour de la reconversion, en période de Mise en Situation en Milieu Professionnel (PMSMP)… et 21 personnes en CDD pour la haute saison. Sans compter les contrats intérimaires très ponctuels pour de très gros événements, sur quelques jours uniquement. Bref on accompagne régulièrement des personnes dans leur développement de carrière.

Manager avec l’intelligence émotionnelle

L’objectif de l’outil est de manager avec des points réguliers, de façon constructive et avec bienveillance. De faire des bilans sur les compétences acquises tout au long de leur présence avec l’équipe par la même occasion. Si nous avons choisit de le faire chez nous, c’est parce que c’est un moyen de parler des projets sous un autre angle. Celui des émotions que l’on a eu, d’avancer sur les projets et en parler.

C’est beaucoup moins frontal que d’attendre l’entretien unique de fin d’année ou la fin d’un contrat. Et selon nous, faire un bilan en fin de parcours, c’est trop tard pour aider les personne et leur permettre de faire des ajustements.

Pour que ça fonctionne

  1. On pose le cadre et l’intention dès le départ.
  2. Faits et émotions ont leur place, pas la critique
  3. 1 idée par post it, les romans sont difficiles à lire sur un si petit papier et dans tous les cas la personne vient expliquer ce qu’elle veut dire

Ok, ça veut dire quoi poser le cadre ?

Ce qui signifie avoir quelques notions de communication non violente pour ne pas faire de confusion avec une interprétation de type « je me suis sentie abandonnée par tel collègue », ce n’est pas une émotion, mais une interprétation.

On formulera sur le Je et sur ses besoins  » je me suis sentie très seule sur ce projet et démotivée, j’avais besoin d’aide ». Formulé de cette façon la personne explique que ce qu’elle a ressenti c’est une tristesse dû à la solitude, ça a engendré une démotivation et le besoin inassouvi est de l’aide.

  • Ecoute très active de toustes.

C’est également hautement important de laisser finir la personne qui donne un éclairage sur son post-it. On peut poser une question ensuite, mais on ne vient pas proposer son opinion.

  • Laisser une place à la confiance

Accepter de suspendre son jugement, sans faire de commentaires ou de reproches suite à l’écoute. Ainsi, cela signale que tout le monde est en sécurité pour dire ce qu’il/elle ressent.

Faits et émotions

  • Etre sincère.

Cet exercice n’a de la valeur que si on ne masque pas le réel besoin ou émotion que nous avons. Il va falloir faire preuve d’authenticité dans les partages qui seront faits.

  • On n’est pas là pour résoudre un problème

Oui, c’est très important car on évoque des faits par le prisme des émotions, les réunions d’action c’est un autre temps fort.

En présentiel comme en distanciel

C’est un outil que nous utilisons autant en présentiel qu’en distanciel. Car dans l’équipe il y a des salarié•es, des apprenant•es mais aussi une grande partie de notre staff sont des indépendant•es. Ils/elles ne sont donc pas régulièrement au bureau avec nous. Donc, il est évident que vous pouvez l’utiliser pour vos équipes à distance naturellement.

Allez, 98% du temps c’est fait sur un moment où l’équipe est au bureau. On privilégie l’humain, la rencontre, les murs du bureau et les posti-its !

Tous les 15 jours donc, un point en rétrospective de ce qui a fait plaisir, ce qui a été difficile, ce qu’il me manque, l’émotion ressentie, les compétences observées/acquises… Cela peut être fait toutes les semaines naturellement. Mais, notre choix s’est porté sur une période de 15 jours car nos plannings varient énormément, l’équipe n’est pas toujours dispo avec les événements, cela permet à chacun·e d’avoir une latitude d’organisation.

Une synthèse en vidéo

Le bon outil

Pour le faire à distance, chez nous il y a Klaxoon. On adore cet outil, on crée donc régulièrement un board dans un meeting pour nos clients comme pour nous. On peut le personnaliser en y dessinant une frise bien sûr dans laquelle chaque personne vient publier ses post-it et les positionner. Pour se familiariser avec les basiques du travail à distance avec Klaxoon, voici leur page tutos

Il faut trouver l’outil qui vous plaît le plus et correspond à vos usages. Autre possibilité si vous n’avez pas la licence Klaxoon, dessiner une frise avec Jamboard dans Google drive. Vous pouvez dessiner, partager du texte, effacer… comme si vous aviez un tableau blanc dans une salle de réunion.

Sur Klaxoon, il y a l’avantage de pouvoir donner un titre à un post-it, on peut donc les catégoriser par Prénom.

Si vous êtes plusieurs vous pouvez demander à ce que chaque personne utilise une couleur différente de post it comme l’exemple ci-dessus.

On peut également les regrouper par semaine ou dates clés, y mettre sa photo, des images… Laisser libre cours à vos idées et besoins.

Sinon, le plus simple en petit groupe (6 max ), c’est faire un partage à voix haute, par dates clés ou semaine via Zoom, Teams ou tout autre outil de visio à distance. Chacun écrit ses notes de son côté et les partage à l’oral.

Le gros atout des outils en ligne c’est que vous y ajoutez le visuel et gardez une trace.

Comment le faire au mieux ?

Ces points sont des rdv que nous calons dans les agendas de l’équipe. Nous utilisons Google agenda en interne et tout le monde voit le planning de chacun·e. Ainsi, le moment est prévu à l’avance, dès l’arrivée de la personne, on pose le 1er rdv, et à la fin de la Rétrospective, nous calons la prochaine date. De préférence le vendredi matin, pour palier à l’éventualité de départs en week-end dès le vendredi midi.

Le fait que toute l’équipe soit préparée à l’avance de ce bilan, cela lui permet de garder ça à l’esprit pour noter dans un coin de sa tête des choses à évoquer pour la prochaine fois. Cela implique aussi que toute l’équipe est attentive à ce qui se passe au quotidien, pour soi et en interaction avec les autres.

On prévoit entre 30 min à 1h maximum pour ce rituel. On ne l’interrompt pas avec un coup de fil ou une visite de qui que ce soit. Chez nous il y avait un mur entier en tableau Velléda dans nos anciens locaux.

Aujourd’hui on a plusieurs murs blancs dans la salle de réunion, il faut donc prévoir un tableau, un pan de mur ou bien, dessiner la frise sur un paperboard. On sort les crayons de couleurs et les post-it. Si on commence par ça le matin, on prévoit le café et le petit dej. En somme on en fait un moment informel, convivial, et on en profite comme si nous étions dans la peau de nos clients.

Notre déroulé

A Coézi, on aime débuter par une météo personnelle en pop corn pour savoir comment va chacun·e .Cela nous donne des clés pour savoir dans quel état d’esprit ce moment est accueilli.

L’exemple ci dessus, on s’est partagé cet arbre à émotion, les bonhommes peuvent être interprétés comme bon nous semble et permettre d’illustrer notre état actuel.

Ensuite, soit on dessine une frise sur notre tableau blanc, le départ étant la date d’il y a 15 jours, et la date de fin, aujourd’hui. Et on y ajoute quelques dates clés comme pour former des repères dans les 2 semaines en question.

Soit on pose simplement des repères de dates de semaines avec des post-it.

Individuellement, chacun·e dans son coin, nous passons en revue toutes les journées écoulées. D’ailleurs en général nous avons toustes l’agenda ouvert sous les yeux pour bien faire les choses et ne rien omettre.

Au fur et à mesure nous posons nos post-it de par et d’autre de la Frise Rétrospective. Une fois que tout le monde a terminé, on passe en revue les dates, les post-it où chacun·e va partager un ou 2 mots à chaque fois pour permettre un éclairage sur ce qui a été posé et s’assurer de la bonne compréhension du groupe. On s’attache à parler des faits, des émotions ressenties, ce qui a été facile ou difficile, pas de critique de quiconque ou le moment de régler ses comptes.

Cela doit rester très factuel. Exemple : « Sur l’événement du 6 février, je me suis sentie dépassée à l’idée de prendre la parole devant tout le monde et animer le public me mettait mal à l’aise. C’était une expérience qui au final s’est bien passée, je me suis sentie bousculée par un tel dépassement de soi. »

Aller plus loin

Pour conclure parfois, nous y avons ajouté une rétrospective en étoile. Pour nous, rester sur le bilan n’était pas suffisant. Car la plupart des personnes chez nous sont demandeuses de formations complémentaires pour valider des acquis. Et, celles en apprentissage ont des compétences à valider et des livrets pédagogiques à suivre.

Alors la rétrospective en étoile permet d’aller plus loin dans l’action. On met des mots sur les choses que l’apprenant·e souhaite arrêter de faire, celle qu’il faut tenter et ce qui doit continuer.

Ainsi on réécrit sans cesse les missions en lien avec l’évolution du poste ou de son apprentissage, de ses appétences et le bilan est fait au fur et à mesure pour elle/lui de savoir ce qu’il a validé ou  non.

#Ouvriléchange #MontéeEncompétence #Intelligenceémotionnelle

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